การกระทบยอดภายใน (Internal Reconciliations) หมายถึง การจับคู่และล้างรายการเครดิตและเดบิตที่ค้างอยู่ภายใน G/L Account หรือ Business partner เพื่อให้มั่นใจว่าทุกรายการได้รับการบันทึกและสมดุล โดยจะมีทั้งรูปแบบอัตโนมัติจากระบบ และการจับคู่โดยผู้ใช้งานเอง
วิธีเรียกดูเอกสารที่ผ่านการกระทบยอด (Manage Previous Reconciliations)
1. Menu Path : Financials > Internal Reconciliations > Manage Previous Reconciliations
2. Previous Reconciliation for
2.1 Previous Reconciliation for : G/L Account สำหรับเรียกแสดงรายการตาม G/L Account
2.2 Previous Reconciliation for : BP สำหรับเรียกแสดงรายการตาม Business partner
3. ระบุรายเงื่อนไขที่ต้องการเรียกแสดงข้อมูล
3.1 G/L Acct/BP Code From : ระบุ G/L Account หรือ BP Code
3.2 Date From - To : ระบุช่วงวันที่
3.3 Reconciliation No. From : ระบุกรณีที่ต้องการเรียกดูรายการโดยกำหนด Reconciliation number
3.4 Click OK เพื่อเรียกแสดงข้อมูล
4. Reconciliation History
เมื่อ Click OK แล้ว ระบบจะแสดงรายการเอกสารที่มีสถานะผ่านการกระทบยอดแล้ว
4.1 สำหรับรายการ Reconciliation Type ทุกประเภท (ยกเว้น Manual) จะไม่สามารถ Cancel Reconciliation ผ่านหน้าเอกสาร Reconciliation นี้ได้ หากต้องการยกเลิกรายการ Reconcile จะต้องกลับไปยกเลิกเอกสารต้นทาง
ตัวอย่าง Recon.Type : Payment
Reconciliation Details :
DT : A/P Down Payment Invoice
PS : Outgoing Payment
กรณีต้องการยกเลิกรายการ Reconciliation จะต้องกลับไปยกเลิกเอกสาร Outgoing Payment เพื่อจะสามารถกลับไปทำรายการจ่ายชำระใหม่ให้ถูกต้องอีกครั้ง
4.2 สำหรับรายการ Reconciliation Type ประเภท Manual สามารถ Cancel Reconciliation ผ่านหน้าเอกสาร Reconciliation ได้
ตัวอย่าง Recon.Type : Manual
Reconciliation Details :
PU : A/P Invoice
PC : A/P Credit Memo
กรณีตรวจสอบพบว่ารายการที่นำมากระทบยอดมีข้อผิดพลาด และต้องการแก้ไข ให้ยกเลิกรายการ Reconcile โดย Click : Cancel Reconciliation เพื่อจะสามารถกลับไปทำรายการใหม่ให้ถูกต้อง และทำการ Reconciliation ใหม่อีกครั้ง
