สรุป สร้าง Workflow เพื่อให้ระบบทำงานอัตโนมัติตามเงื่อนไข เช่น เพิ่มปุ่ม ล็อกเอกสาร หรือกำหนดค่าฟิลด์ ตั้งแต่การตั้งค่าหลักไปจนถึงการกำหนด State, Action และ Transition |
ใช้เมื่อไหร่
- ต้องการให้ระบบทำงานอัตโนมัติเมื่อสร้าง แก้ไข หรืออนุมัติเอกสาร
- ต้องการสร้างขั้นตอนอนุมัติหรือควบคุมเอกสาร เช่น Purchase Order
ส่วนที่ 1 · ตั้งค่าหลักของ Workflow
เมนู Customization › Workflow › Workflows › New |
| No. | ฟิลด์ | ความหมาย | บังคับกรอก |
| 1 | Name | ชื่อ Workflow | ใช่ |
| 2 | Record Type | ประเภทของ Workflow | ใช่ |
| 3 | Sub Types | ประเภทย่อยของ Workflow | ใช่ |
| 4 | Execute As Admin | ให้ Workflow นี้ทำงานในฐานะ Admin | ใช่ |
| 5 | Release Status | สถานะ: Testing = ทดสอบ ใช้ได้เฉพาะผู้สร้าง Workflow · Released = เปิดใช้งานเป็นสาธารณะ · Not Initiating = ปิดการใช้งาน แต่ยังแสดงอยู่บนหน้า Workflow · Suspended = ระงับการใช้งาน และไม่แสดงบนหน้า Workflow | ใช่ |
| 6 | Keep Instance And History | เก็บประวัติของ Workflow ในฐานข้อมูลหรือไม่: Only When Testing = เก็บเมื่อทดสอบ · Never = ไม่เก็บ · Always = เก็บเสมอ | ใช่ |
| 7 | Initiation | Workflow เริ่มทำงานเมื่อใด: Event Based = เริ่มทำงานทันที · Scheduled = เริ่มทำงานตามเวลาที่ผู้สร้างกำหนด | ใช่ |
| 8 | Event Definition | Workflow ทำงานตั้งแต่สร้างใหม่เป็นต้นไป หรือทำงานย้อนหลังด้วย: On Create = เริ่มทำงานเมื่อสร้างใหม่ (ปัจจุบัน) · On View or Update = เริ่มทำงานย้อนหลังจนถึงปัจจุบัน | ใช่ |
ส่วนที่ 2 · กำหนด State และ Action
| No. | ฟิลด์ | ความหมาย | บังคับกรอก |
| 1 | Start (State 1) | คลิกเข้าไปในกล่อง State 1 | ใช่ |
| 2 | Name | ชื่อขั้นตอนที่ 1 เช่น Create Purchase Order | ใช่ |
| 3 | Description | รายละเอียด | ไม่ |
| 4 | New Action | เพิ่มการกระทำใหม่ เช่น Create Record, Add Button หรือ Lock Record | ใช่ |
| No. | ฟิลด์ | ความหมาย | บังคับกรอก |
| 5 | Trigger On | เหตุการณ์ที่ทำให้ Workflow ดำเนินการหรือเริ่มทำงาน | ไม่ |
| 6 | Event Type | กรณีที่ Workflow จะถูกเรียกใช้ เช่น Create = เมื่อสร้างเรคคอร์ดใหม่ · Edit = เมื่อแก้ไข · Approve = เมื่ออนุมัติเรคคอร์ด | ไม่ |
| 7 | Condition | เงื่อนไขควบคุมการทำงานของ Workflow หรือกำหนดว่า Transaction จะทำงานหรือไม่ในแต่ละขั้นตอน | ไม่ |
| 8 | Field | ฟิลด์ที่ต้องการให้คำสั่งที่กำหนดมีผล | ใช่ |
| 9 | Static Value | ตั้งค่าฟิลด์ในเรคคอร์ดเป็นค่าคงที่ เช่น Static Value ของ Next Approver เท่ากับชื่อผู้อนุมัติเอกสาร | - |
| 10 | From Field | ดึงค่าจากฟิลด์หนึ่งในเรคคอร์ดปัจจุบัน ตามข้อมูลในเรคคอร์ด ณ ขณะนั้น | - |
ส่วนที่ 3 · กำหนดการเปลี่ยน State (Transition)
| No. | ฟิลด์ | ความหมาย | บังคับกรอก |
| 11 | Transition On | กำหนดการเปลี่ยนจาก State หนึ่งไปอีก State หนึ่งในขั้นตอนของ Workflow | ไม่ |