GoodsIssue

สรุป บันทึกการเบิกเงินล่วงหน้าให้พนักงานด้วย Write Check แล้วเคลียร์ยอดด้วย Journal Entry เมื่อพนักงานส่งใบเสร็จหรือหลักฐานค่าใช้จ่าย

ใช้เมื่อไหร่

พนักงานเบิกเงินล่วงหน้าไปใช้จ่ายงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก
พนักงานส่งหลักฐานค่าใช้จ่ายเพื่อปิดยอดเงินทดรอง คืนเงินที่เหลือ หรือเบิกเพิ่มเมื่อใช้เกิน

ส่วนที่ 1 · บันทึกเบิกเงินทดรองจ่าย (Write Check)

Cash Advance คือเงินที่บริษัทเบิกให้พนักงานล่วงหน้าเพื่อใช้จ่ายในการทำงานที่ต้องชำระก่อน ขั้นแรกให้บันทึกการจ่ายเงินออกด้วยหน้าจอ Write Checks

เมนู Transactions › Bank › Write Checks

Primary Information

No.	ฟิลด์	ความหมาย	บังคับกรอก
1	Transaction Number	ระบบสร้างเลขที่เอกสารให้หลังกด Save	ใช่
2	Account	รหัสบัญชีจ่ายเงิน	ใช่
3	Balance	ยอดคงเหลือของบัญชี	ไม่
4	Payee	ผู้รับเงิน	ใช่
5	Amount	จำนวนเงิน	ใช่
6	Currency	สกุลเงิน	ไม่
7	Exchange Rate	อัตราแลกเปลี่ยน	ไม่
8	Date	วันที่	ใช่
9	Posting Period	เดือนบัญชี	ไม่
10	Memo	หมายเหตุ	ไม่

Classification

No.	ฟิลด์	ความหมาย	บังคับกรอก
1	Subsidiary	สาขา	ใช่

Subtab Expenses & Items › Expenses

No.	ฟิลด์	ความหมาย	บังคับกรอก
1	Account	รหัสบัญชี (บัญชีเงินทดรองจ่าย)	ใช่
2	Amount	จำนวนเงิน	ใช่
3	Tax Code	ประเภทภาษี	ไม่
4	Tax Rate	อัตราภาษี	ไม่
5	Tax Amt	มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม	ไม่
6	Gross Amt	มูลค่ารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม	ไม่
7	Save	กดเพื่อบันทึกเอกสาร	ใช่

เมื่อพนักงานส่งหลักฐานค่าใช้จ่าย ให้บันทึกล้างยอดเงินทดรองด้วย Journal Entry

เมนู Transactions › Financial › Make Journal Entries

Primary Information

No.	ฟิลด์	ความหมาย	บังคับกรอก
1	Entry No.	ระบบสร้างเลขที่เอกสารให้หลังกด Save	ใช่
2	Out Of Balance By (Debit/Credit)	ยอดที่ยังไม่สมดุล (เดบิต/เครดิต)	ไม่
3	Currency	สกุลเงิน	ไม่
4	Exchange Rate	อัตราแลกเปลี่ยน	ไม่
5	Date	วันที่บันทึกบัญชี	ใช่
6	Posting Period	รอบระยะเวลาบัญชี	ไม่
7	Reversal Date	วันที่ต้องการกลับรายการบัญชี	ใช่
8	Memo	หมายเหตุ	ไม่

Classification

No.	ฟิลด์	ความหมาย	บังคับกรอก
1	Subsidiary	บริษัท (กรณีใช้ OneWorld)	ใช่

Subtab Lines

เคล็ดลับ หากค่าใช้จ่ายจริงน้อยกว่าเงินที่เบิก พนักงานต้องคืนเงินส่วนที่เหลือ หากใช้เกิน ให้เบิกเพิ่ม