การตั้งค่าหมายเลขที่สร้างโดยอัตโนมัติ หน้าการตั้งค่าหมายเลขที่สร้างโดยอัตโนมัติช่วยให้ผู้ใช้งานที่มีบทบาทเป็นผู้ดูแลระบบสามารถเลือกประเภทของระเบียนที่ต้องการให้มีการกำหนดหมายเลขโดยอัตโนมัติตามลำดับที่สร้างขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มคำนำหน้า (Prefix) และคำต่อท้าย (Suffix) ให้กับหมายเลขที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติได้ ซึ่งคำนำหน้าและคำต่อท้ายนี้มีประโยชน์ในการระบุประเภทและช่วงเวลาที่ของธุรกรรม หรือเอกสารได้ในทันที
การตั้งค่ารูปแบบหมายเลขเอกสาร
1. Menu Path: Setup > Company > Auto-Generated Numbers > Document Numbers
2. ในหน้า Auto-Generated Numbers เลือกรูปแบบของ Record Type ที่ต้องการตั้งค่า แล้วกด Setup
3. กำหนดรายละเอียดแต่ละ Field และCriteria ดังนี้
- Prefix: ตัวอักษรนำหน้าหมายเลข (เช่น CS2412 )
- Suffix: ตัวอักษรหรือตัวเลขท้าย (หากต้องการ)
- Minimum Digits: จำนวนหลักของหมายเลข เช่น 4 (ตัวอย่าง: CS24120001 )
- Initial Number: หมายเลขเริ่มต้น เช่น 1 หรือ 1001
- Criteria: เงื่อนไขของเอกสาร เช่นเลือก Date เมื่อต้องการให้เอกสาร Generate Number ช่วงวันเวลา
4.ตรวจสอบผลลัพธ์
ทดลองสร้างเอกสารหลังจากกดบันทึกเอกสาร ตรวจสอบว่าเลขเอกสารที่สร้างขึ้นเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดไว้
