สรุป  ให้ผู้ดูแลระบบกำหนดประเภทเอกสารที่ต้องการรันเลขที่อัตโนมัติ พร้อมคำนำหน้า (Prefix) และคำต่อท้าย (Suffix) เพื่อให้รู้ประเภทและช่วงเวลาของเอกสารได้ทันทีจากเลขที่

ใช้เมื่อไหร่

  • ต้องการกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสารให้เป็นมาตรฐานของบริษัท
  • ต้องการให้เลขที่เอกสารบอกประเภทและช่วงเวลา

ขั้นตอน

เมนู  Setup › Company › Auto-Generated Numbers › Document Numbers

①  เปิดหน้า Auto-Generated Numbers แท็บ Document Numbers ตามเมนูด้านบน

②  เลือก Record Type ที่ต้องการตั้งค่า แล้วกด Setup

③  กำหนดรายละเอียดแต่ละฟิลด์และ Criteria

ฟิลด์ความหมาย
Prefixตัวอักษรนำหน้าเลขที่ เช่น CS2412
Suffixตัวอักษรหรือตัวเลขต่อท้าย (ถ้าต้องการ)
Minimum Digitsจำนวนหลักของเลขที่ เช่น 4 (ได้เลขเป็น CS24120001)
Initial Numberเลขเริ่มต้น เช่น 1 หรือ 1001
Criteriaเงื่อนไขของเอกสาร เช่น เลือก Date เมื่อต้องการให้รันเลขตามช่วงวันที่

④  ทดลองสร้างเอกสารแล้วบันทึก ตรวจสอบว่าเลขที่ที่ได้ตรงตามรูปแบบที่กำหนด

อ่านต่อ  ตั้งเลขที่เอกสารอัตโนมัติแบบกำหนดช่วงวันที่ (Auto-Generated Numbers)