การปิดงวดบัญชีในเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อสรุปข้อมูลทางการเงินในแต่ละช่วงเวลา เช่น เดือน ไตรมาส หรือปีงบประมาณ เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้องและสอดคล้องกับหลักการบัญชีทั่วไป หรือมาตรฐานการเงินที่องค์กรปฏิบัติตาม

1. เตรียมข้อมูลและตรวจสอบและปรับปรุงบัญชี (Review & Adjust) ก่อนปิดงวดบัญชี

ตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมดที่ยังไม่ได้รับการบันทึกหรือค้างไว้ (เช่น Invoice, Payment, Journal Entry)
กระทบยอดบัญชี (Reconcile Accounts) โดยเฉพาะบัญชีเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และบัญชีลูกหนี้-เจ้าหนี้
ปรับปรุงรายการสินค้าคงคลัง (Inventory Adjustments) และตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือ
ตรวจสอบรายงานงบการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน (Income Statement) และงบดุล (Balance Sheet)
บันทึกการปรับปรุงบัญชีปลายปี (Year-End Adjustments) เช่น ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และรายการอื่นที่เกี่ยวข้องตามหลักบัญชี

2. ขั้นตอนในการปิดงวดบัญชี

Menu Path : Setup > Accounting > Manage Accounting Periods

หน้า Manage Accounting Periods แสดงรายการงวดบัญชีทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ โดยจัดอยู่ในลำดับชั้นของงวดบัญชีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสามารถใช้หน้านี้ในการตั้งค่า ดูและแก้ไขช่วงเวลาบัญชี รวมถึงเข้าถึง Period Close Checklist เพื่อล็อก ปลดล็อก และปิดช่วงเวลาบัญชี

Internal ID : แสดงรหัสภายในระบบ
Period Name : รอบระยะเวลาบัญชี
Expand All/Collapse All : ขยายหรือหดช่วงเวลาทั้งหมด
Checklist : Checklist สำหรับดูรายการที่ต้องทำปิดช่วงเวลา นอกจากนี้ยังสามารถล็อคและปลดล็อคโมดูลและช่วงเวลาการทำธุรกรรมได้
A/P Transactions : แสดงการล็อคและปลอดล็อคสำหรับ A/P Transaction
A/R Transactions : แสดงการล็อคและปลอดล็อคสำหรับด้าน A/R Transaction
All G/L Transactions : แสดงการล็อคและปลอดล็อคสำหรับรายการที่เกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภททั่วไป
Allow Non-G/L Changes : แสดงการล็อคและปลอดล็อคสำหรับรายการที่ไม่เกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภททั่วไป

Menu Path : จากหน้า Manage Accounting Periods คลิกไอคอน ?ที่ Column Checklist ของงวดบัญชีที่ต้องการล็อคหรือปลดล็อคงวดบัญชี ซึ่งลำดับการล็อคจะต้องเรียงตามหน้า Checklist ดังนี้

Task : Lock A/R
Task : Lock A/P
Task : Lock All
Task : Resolve Date/Period Mismatches
Task : Review Negative Inventory
Task : Review Inventory Cost Accounting
Task : Review Custom GL Plug-in Executions
Task : Revalue Open Foreign Currency Balances
Task : Calculate Consolidated Exchange Rates
Task : Create Period End Journals
Task : Close

Go To Task : icon Go To Task จะให้ลิงค์ไปยังหน้ารายละเอียดของรายการ ซึ่งสามารถดำเนินการล็อคและปลดล็อคได้
Task : แสดงรายละเอียดรายการ
Status : แสดงสถานะรายการ
Modified By : แสดงผู้ทำรายการ

Menu Path : หลังจากคลิกไอคอน ?ที่ Column Checklist ของช่วงเวลาที่ต้องการล็อคงวดบัญชี จะเข้าสู่หน้าจอการล็อค สามารถล็อครายการตามวิธีดังนี้

2.1 Lock A/R

คลิกไอคอน Go to Task เพื่อเลือก Lock A/R หลังจากนั้นกด Submit

Close : Checkbox ติ๊กเลือกการล็อก
Subsidiary : แสดงบริษัท (กรณีเป็น One World)
Submit : กดปุ่ม Submit เพื่อบันทึกล็อค Period

2.2 Lock A/P

คลิกไอคอน Go to Task เพื่อเลือก Lock A/P หลังจากนั้นกด Submit

Close : Checkbox ติ๊กเลือกการล็อก
Subsidiary : แสดงบริษัท (กรณีเป็น One World)
Submit : กดปุ่ม Submit เพื่อบันทึกล็อค Period

2.3 Lock All

คลิกไอคอน Go to Task เพื่อเลือก Lock All หลังจากนั้นกด Submit

Close : Checkbox ติ๊กเลือกการล็อก
Subsidiary : แสดงบริษัท (กรณีเป็น One World)
Submit : กดปุ่ม Submit เพื่อบันทึกล็อค Period

2.4 Resolve Date/Period Mismatches

แก้ไขวันที่/ช่วงเวลาที่ไม่ตรงกันสินค้าคงคลังทั้งหมดถูกบันทึกในช่วงเวลาการบัญชีที่ถูกต้อง ซึ่งอาจต้องมีการปรับปรุงหรือลงรายการใหม่หากพบปัญหา โดยคลิกไอคอน Go to Task

คลิกที่ปุ่ม Resolve Date/Period Mismatches
เมื่อตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก Mark Task Complete
หากต้องการแก้ทำงานเพิ่มเติม ให้คลิก Mark Task In Progress
กลับไปยังหน้าตรวจสอบ ให้คลิก Cancel

2.5 Review Negative Inventory

สินค้าคงคลังติดลบ ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลหรือธุรกรรมที่ยังไม่บันทึก และควรแก้ไขเพื่อรักษาความถูกต้องของบันทึกสินค้าคงคลัง โดยคลิกไอคอน Go to Task

คลิกที่ปุ่ม Review Negative Inventory
เมื่อตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก Mark Task Complete
หากต้องการแก้ทำงานเพิ่มเติม ให้คลิก Mark Task In Progress
กลับไปยังหน้าตรวจสอบ ให้คลิก Cancel

2.6 Review Inventory Cost Accounting

ตรวจสอบการบัญชีต้นทุนสินค้าคงคลัง เพื่อวิเคราะห์ว่าต้นทุนสินค้าคงคลังถูกติดตามและรายงานอย่างไร รวมถึงการตรวจสอบว่าวิธีการคำนวณต้นทุน (เช่น FIFO, LIFO หรือ ต้นทุนเฉลี่ย) ถูกนำไปใช้ถูกต้องและไม่มีความแตกต่างในมูลค่าต้นทุน โดยคลิกไอคอน Go to Task

คลิกที่ปุ่ม Review Inventory Cost Accounting
เมื่อตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก Mark Task Complete
หากต้องการแก้ทำงานเพิ่มเติม ให้คลิก Mark Task In Progress
กลับไปยังหน้าตรวจสอบ ให้คลิก Cancel

2.7 Review Custom GL Plug-in Executions

โดยคลิกไอคอน Go to Task ดังนี้

คลิก Review Custom GL Plug-ins Executions เพื่อไปยังหน้าการตรวจสอบการ
ดำเนินการของ Custom GL Lines Plug-in
เมื่อตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก Mark Task Complete
หากต้องการแก้ทำงานเพิ่มเติม ให้คลิก Mark Task In Progress
กลับไปยังหน้าตรวจสอบ ให้คลิก Cancel

2.8 Revalue Open Foreign Currency Balances

โดยคลิกไอคอน Go to Task ดังนี้

คลิกที่ Currency Revaluation เพื่อไปยังหน้าที่ให้เลือกบัญชีที่ต้องการประเมินค่า และทำกระบวนการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์
เมื่อตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก Mark Task Complete
หากต้องการแก้ทำงานเพิ่มเติม ให้คลิก Mark Task In Progress
กลับไปยังหน้าตรวจสอบ ให้คลิก Cancel

2.9 Calculate Consolidated Exchange Rates

หน้าการคำนวณอัตราแลกเปลี่ยนรวม (Consolidated Exchange Rates) จะแสดงรายการอัตราแลกเปลี่ยนรวมสำหรับงวดบัญชีของทุกบริษัทสาขา คลิกไอคอน Go To Task

คลิกปุ่ม Calculating Consolidated Exchange Rates เพื่ออัปเดทอัตราแลกเปลี่ยนรวม
หากการอัปเดตอัตราแลกเปลี่ยนรวมเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิก Mark Task Complete
หากต้องการแก้ทำงานเพิ่มเติม ให้คลิก Mark Task In Progress
กลับไปยังหน้าตรวจสอบ ให้คลิก Cancel

2.10 Create Period End Journals

ตรวจสอบการสร้างบัญชีสิ้นงวด ให้คลิกที่ไอคอน Go To Task

ในหน้าของงาน การสร้างรายการบัญชีสิ้นงวด (Create Period End Journals) จะมีการแสดงรายการบริษัทสาขาทั้งหมดที่เปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ไว้และจะแสดงวงกลมสีน้ำเงินสำหรับรายการบัญชีสิ้นงวดที่จำเป็นต้องสร้างก่อนการปิดงวดบัญชี
กระบวนการสร้างรายการบัญชีสิ้นงวด คุณสามารถทำได้ 2 วิธี คือ
Create All Journals
Select Period End Journal Processes
เมื่อหน้าของงานแสดงลิงก์ผลลัพธ์สำหรับรายการบัญชีสิ้นงวดทุกประเภทและไม่มีข้อผิดพลาด ให้คลิกทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสมบูรณ์ ที่ปุ่ม Mark Task Complete