สรุป คู่มือปิดงวดบัญชีครบกระบวนการ ตั้งแต่ตรวจและปรับปรุงบัญชีก่อนปิด ทำ Period Close Checklist ทีละขั้น การเปิดงวดที่ปิดแล้ว (Reopen) จนถึงตรวจรายงานหลังปิดงวด |
ใช้เมื่อไหร่
- สิ้นเดือน ไตรมาส หรือปีงบประมาณ ต้องสรุปข้อมูลการเงินของงวด
- ต้องการให้ข้อมูลถูกต้องตามหลักการบัญชีหรือมาตรฐานการเงินที่องค์กรใช้
- ต้องการเปิดงวดที่ปิดแล้วกลับมาแก้ไข
1. เตรียมข้อมูล ตรวจสอบ และปรับปรุงบัญชี (Review & Adjust)
ก่อนปิดงวดบัญชี ให้ทำรายการต่อไปนี้ให้เรียบร้อย
- ตรวจสอบธุรกรรมที่ยังไม่ได้บันทึกหรือค้างไว้ เช่น Invoice, Payment, Journal Entry
- กระทบยอดบัญชี (Reconcile Accounts) โดยเฉพาะบัญชีเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และบัญชีลูกหนี้-เจ้าหนี้
- ปรับปรุงรายการสินค้าคงคลัง (Inventory Adjustments) และตรวจความถูกต้องของยอดคงเหลือ
- ตรวจสอบรายงานงบการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน (Income Statement) และงบดุล (Balance Sheet)
- บันทึกการปรับปรุงบัญชีปลายปี (Year-End Adjustments) เช่น ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และรายการอื่นตามหลักบัญชี
2. ขั้นตอนปิดงวดบัญชี · หน้า Manage Accounting Periods
หน้านี้แสดงงวดบัญชีทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ตามลำดับชั้น ใช้ตั้งค่า ดู และแก้ไขงวดบัญชี รวมถึงเข้าถึง Period Close Checklist เพื่อล็อก ปลดล็อก และปิดงวดบัญชี
เมนู Setup › Accounting › Manage Accounting Periods |
| ฟิลด์ | ความหมาย |
| Internal ID | รหัสภายในระบบ |
| Period Name | รอบระยะเวลาบัญชี |
| Expand All/Collapse All | ขยายหรือย่องวดบัญชีทั้งหมด |
| Checklist | ดูรายการที่ต้องทำเพื่อปิดงวด และล็อก/ปลดล็อกโมดูลและงวดการทำธุรกรรม |
| A/P Transactions | สถานะล็อก/ปลดล็อกของรายการ A/P |
| A/R Transactions | สถานะล็อก/ปลดล็อกของรายการ A/R |
| All G/L Transactions | สถานะล็อก/ปลดล็อกของรายการที่เกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภททั่วไป |
| Allow Non-G/L Changes | สถานะล็อก/ปลดล็อกของรายการที่ไม่เกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภททั่วไป |
Period Close Checklist
จากหน้า Manage Accounting Periods คลิกไอคอนในคอลัมน์ Checklist ของงวดที่ต้องการล็อกหรือปลดล็อก ต้องทำตามลำดับในหน้า Checklist ดังนี้
- Task : Lock A/R
- Task : Lock A/P
- Task : Lock All
- Task : Resolve Date/Period Mismatches
- Task : Review Negative Inventory
- Task : Review Inventory Cost Accounting
- Task : Review Custom GL Plug-in Executions
- Task : Revalue Open Foreign Currency Balances
- Task : Calculate Consolidated Exchange Rates
- Task : Create Period End Journals
- Task : Close
Go To Task คือไอคอนลิงก์ไปหน้ารายละเอียดของงาน เพื่อล็อกหรือปลดล็อก
| คอลัมน์ | ความหมาย |
| Task | รายละเอียดรายการ |
| Status | สถานะรายการ |
| Modified By | ผู้ทำรายการ |
2.1 Lock A/R
คลิกไอคอน Go To Task ของแต่ละงานเพื่อเข้าหน้าจอดำเนินการ แล้วทำตามลำดับต่อไปนี้
คลิก Go To Task ของ Lock A/R แล้วกด Submit
| ฟิลด์ | ความหมาย |
| Close | Checkbox ติ๊กเลือกเพื่อล็อก |
| Subsidiary | บริษัท (กรณีใช้ OneWorld) |
| Submit | กดเพื่อบันทึกการล็อกงวด |
2.2 Lock A/P
คลิก Go To Task ของ Lock A/P แล้วกด Submit
| ฟิลด์ | ความหมาย |
| Close | Checkbox ติ๊กเลือกเพื่อล็อก |
| Subsidiary | บริษัท (กรณีใช้ OneWorld) |
| Submit | กดเพื่อบันทึกการล็อกงวด |
2.3 Lock All
คลิก Go To Task ของ Lock All แล้วกด Submit
| ฟิลด์ | ความหมาย |
| Close | Checkbox ติ๊กเลือกเพื่อล็อก |
| Subsidiary | บริษัท (กรณีใช้ OneWorld) |
| Submit | กดเพื่อบันทึกการล็อกงวด |
2.4 Resolve Date/Period Mismatches
แก้ไขรายการที่วันที่กับงวดบัญชีไม่ตรงกัน เพื่อให้รายการสินค้าคงคลังทั้งหมดอยู่ในงวดบัญชีที่ถูกต้อง หากพบปัญหาอาจต้องปรับปรุงหรือลงรายการใหม่
① คลิก Go To Task แล้วกดปุ่ม Resolve Date/Period Mismatches
② ตรวจสอบเสร็จแล้ว กด Mark Task Complete หากยังต้องทำงานเพิ่ม กด Mark Task In Progress
③ กด Cancel เพื่อกลับไปหน้าตรวจสอบ
2.5 Review Negative Inventory
ตรวจสินค้าคงคลังติดลบ ซึ่งอาจเกิดจากการป้อนข้อมูลผิดหรือธุรกรรมที่ยังไม่บันทึก ควรแก้ไขเพื่อให้บันทึกสินค้าคงคลังถูกต้อง
① คลิก Go To Task แล้วกดปุ่ม Review Negative Inventory
② ตรวจสอบเสร็จแล้ว กด Mark Task Complete หากยังต้องทำงานเพิ่ม กด Mark Task In Progress
③ กด Cancel เพื่อกลับไปหน้าตรวจสอบ
2.6 Review Inventory Cost Accounting
ตรวจการบัญชีต้นทุนสินค้าคงคลัง ว่าติดตามและรายงานต้นทุนอย่างไร และวิธีคำนวณต้นทุน (เช่น FIFO, LIFO หรือต้นทุนเฉลี่ย) ถูกใช้ถูกต้องโดยไม่มีผลต่างของมูลค่าต้นทุน
① คลิก Go To Task แล้วกดปุ่ม Review Inventory Cost Accounting
② ตรวจสอบเสร็จแล้ว กด Mark Task Complete หากยังต้องทำงานเพิ่ม กด Mark Task In Progress
③ กด Cancel เพื่อกลับไปหน้าตรวจสอบ
2.7 Review Custom GL Plug-in Executions
① คลิก Go To Task แล้วกด Review Custom GL Plug-ins Executions เพื่อไปหน้าตรวจสอบการทำงานของ Custom GL Lines Plug-in
② ตรวจสอบเสร็จแล้ว กด Mark Task Complete หากยังต้องทำงานเพิ่ม กด Mark Task In Progress หรือกด Cancel เพื่อกลับไปหน้าตรวจสอบ
2.8 Revalue Open Foreign Currency Balances
① คลิก Go To Task แล้วกด Currency Revaluation เพื่อไปหน้าเลือกบัญชีที่ต้องการประเมินค่า และทำกระบวนการให้เสร็จสมบูรณ์
② ตรวจสอบเสร็จแล้ว กด Mark Task Complete หากยังต้องทำงานเพิ่ม กด Mark Task In Progress
③ กด Cancel เพื่อกลับไปหน้าตรวจสอบ
2.9 Calculate Consolidated Exchange Rates
หน้านี้แสดงอัตราแลกเปลี่ยนรวม (Consolidated Exchange Rates) ของงวดบัญชีสำหรับทุกบริษัทสาขา
① คลิก Go To Task แล้วกดปุ่ม Calculating Consolidated Exchange Rates เพื่ออัปเดตอัตราแลกเปลี่ยนรวม
② อัปเดตเสร็จแล้ว กด Mark Task Complete หากยังต้องทำงานเพิ่ม กด Mark Task In Progress
③ กด Cancel เพื่อกลับไปหน้าตรวจสอบ
2.10 Create Period End Journals
หน้านี้แสดงบริษัทสาขาทั้งหมดที่เปิดใช้ฟีเจอร์นี้ พร้อมวงกลมสีน้ำเงินที่รายการบัญชีสิ้นงวดซึ่งต้องสร้างก่อนปิดงวด
① คลิก Go To Task ของ Create Period End Journals
② สร้างรายการบัญชีสิ้นงวดด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง: Create All Journals หรือ Select Period End Journal Processes
③ เมื่อหน้างานแสดงลิงก์ผลลัพธ์ครบทุกประเภทและไม่มีข้อผิดพลาด กด Mark Task Complete
2.11 Close Period
เมื่อทำทุกรายการเสร็จเรียบร้อยแล้ว จึงปิดงวดบัญชี
① คลิก Go To Task แล้วกดปุ่ม Close Period
3. แก้ไขรายการในงวดที่ปิดไปแล้ว (Reopen)
ต้องเปิดงวดบัญชีนั้นอีกครั้งก่อนจึงจะแก้ไขได้
① กรอกเหตุผลและคำอธิบายในช่อง Justification
② กดปุ่ม Reopen Period เพื่อเปิดงวดบัญชี
4. ตรวจสอบหลังปิดงวด
ดึงรายงานสรุป เช่น งบดุล ณ สิ้นงวด และงบกำไรขาดทุน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง
ข้อควรระวัง ต้องทำงานใน Checklist ตามลำดับที่กำหนด |
ข้อควรระวัง หลังกด Close Period แล้ว จะไม่สามารถทำรายการใด ๆ ในงวดบัญชีนั้นได้อีก จนกว่าจะ Reopen |
อ่านต่อ ปิดงวดบัญชี (Close Period) · เรียกดูรายงานทางการเงิน (Financial Report)