สรุป จับคู่รายการบัญชีที่ยังคงค้าง (Open Items) ของลูกค้าหรือผู้จำหน่ายเพื่อปิดรายการ พร้อมวิธีตรวจสอบประวัติและยกเลิกการกระทบยอดที่ทำผิด |
ใช้เมื่อไหร่
- ต้องการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน หรือใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้
- ต้องการหักล้างหนี้ระหว่างลูกหนี้-เจ้าหนี้ใน BP เดียวกัน โดยไม่มีการชำระเงินจริง
- ทำ Reconcile ผิดและต้องการยกเลิก
Internal Reconciliations คืออะไร
Internal Reconciliations คือกระบวนการจับคู่รายการบัญชีที่เกี่ยวข้องกันของคู่ค้า (Business Partner) เช่น ลูกค้า (Customer) หรือผู้จำหน่าย (Vendor) โดยเฉพาะรายการที่ยังคงค้างหรือยังไม่ได้ชำระ (Open Items)
วัตถุประสงค์
- จับคู่ (match) รายการระหว่างกัน เช่น ใบแจ้งหนี้ (Invoice) กับใบเสร็จรับเงิน (Incoming Payment) หรือใบลดหนี้ (Credit Memo) กับใบแจ้งหนี้
- ปิดรายการคงค้าง (Close Open Items) เมื่อมีการชำระเงิน ระบบจะถือว่าใบแจ้งหนี้ได้รับชำระ และปิดสถานะเป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled)
- ลดความคลาดเคลื่อนในงบการเงิน ให้ยอดคงเหลือของคู่ค้าสะท้อนความเป็นจริง และไม่มีรายการเก่าค้างโดยไม่จำเป็น
- ใช้ในกรณีไม่มีการชำระเงินจริงแต่มีรายการบัญชีที่ต้องจับคู่ เช่น ออกใบลดหนี้ให้ใบแจ้งหนี้ หรือหักล้างหนี้ระหว่างลูกหนี้-เจ้าหนี้ใน BP เดียวกัน
| ประเภท | ความหมาย |
| Automatic Reconciliation | ระบบจับคู่ให้อัตโนมัติเมื่อมีการชำระครบเต็มจำนวน |
| Manual Reconciliation | ผู้ใช้เลือกจับคู่เองผ่านเมนู Internal Reconciliations |
ส่วนที่ 1 · ทำ Manual Reconciliation
เมนู Business Partners › Internal Reconciliations › Reconciliation |
① เปิดหน้าจอ Reconciliation ตามเมนูด้านบน
② กรอก Selection Criteria
| ฟิลด์ | ความหมาย |
| Reconciliation Type | เลือก Manual |
| Reconciliation Date | วันที่ที่ต้องการทำรายการ Reconciliation (ตัวอย่าง 04.06.25) |
| Business Partner | BP Code (ตัวอย่าง AP005) |
| Trans. Selection Criteria (ถ้ามี) | กำหนดช่วงวันที่ของเอกสารที่ต้องการเรียกแสดงเพิ่มเติม |
③ กด Reconcile เพื่อเปิดหน้ารายการ Internal Reconciliation
④ ติ๊กเลือกรายการที่ต้องการ Reconcile โดย Total Amount to Reconcile ต้องแสดงค่าเป็น 0
⑤ ตรวจสอบรายการ แล้วกด Reconcile
⑥ กด Yes เพื่อยืนยัน รายการที่ Reconcile แล้วจะหายไปจากหน้า Internal Reconciliation และไม่แสดงในรายงานสถานะ Open Item
ส่วนที่ 2 · ตรวจสอบและยกเลิกรายการ Internal Reconciliations
เมนู Business Partners › Internal Reconciliations › Manage Previous Reconciliations |
① เปิดหน้าจอ Manage Previous Reconciliations ตามเมนูด้านบน
② กรอก Selection Criteria
| ฟิลด์ | ความหมาย |
| Previous Reconciliation for | เลือก BP |
| G/L Acct/BP Code From | BP Code ที่ต้องการตรวจสอบ (ตัวอย่าง AP005) |
③ กด OK เพื่อเรียกแสดงรายการ
④ กด Reconciliation History เพื่อดู Reconciliation Details ของรายการที่เลือก
⑤ หากรายการ Recon. Type เป็น Manual และทำไว้ไม่ถูกต้อง กด Cancel Reconciliation ด้านล่างเพื่อยกเลิก
⑥ ตรวจสอบผล ระบบจะสร้างเอกสาร Cancellation ของรายการ Reconcile และเอกสารจะกลับเป็น Open Item อีกครั้ง
ข้อควรระวัง ยกเลิกได้เฉพาะรายการ Recon. Type Manual เท่านั้น Recon. Type อื่นเป็น Automatic reconciliation จึงกด Cancel ไม่ได้ |
หมายเหตุ ก่อนกด Reconcile ตรวจให้ Total Amount to Reconcile เท่ากับ 0 |