ในระบบ SAP Business One (SAP B1) "การกระทบยอดรายการคงค้างของคู่ค้า (Internal Reconciliations)" เป็นกระบวนการที่ใช้เพื่อจับคู่รายการบัญชีที่เกี่ยวข้องกันของคู่ค้า (Business Partner) เช่น ลูกค้า (Customer) หรือผู้จำหน่าย (Vendor) โดยเฉพาะรายการที่ยัง "คงค้าง" หรือยังไม่ได้ชำระ (Open Items)
วัตถุประสงค์ของ Internal Reconciliations
1. จับคู่ (match) รายการระหว่างกัน เช่น ใบแจ้งหนี้ (Invoice) กับใบเสร็จรับเงิน (Incoming Payment), ใบลดหนี้ (Credit Memo) กับใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
2. ปิดรายการคงค้าง (Close Open Items) เมื่อมีรายการชำระเงินเกิดขึ้น ระบบจะถือว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระ และปิดสถานะเป็น "กระทบยอดแล้ว" (Reconciled)
3. ลดความคลาดเคลื่อนในงบการเงิน โดยทำให้ยอดคงเหลือของคู่ค้าสะท้อนความเป็นจริง และไม่มีรายการเก่าๆ ค้างอยู่โดยไม่จำเป็น
4. ใช้ในกรณีไม่มีการชำระเงินจริง แต่มีรายการบัญชีที่ต้องจับคู่ เช่น การออกใบลดหนี้ให้กับใบแจ้งหนี้ การหักล้างหนี้ระหว่างลูกหนี้-เจ้าหนี้ (ใน BP เดียวกัน) เป็นต้น
ประเภทของ Internal Reconciliation ใน SAP B1
Automatic Reconciliation
ระบบจับคู่ให้อัตโนมัติเมื่อมีการชำระครบเต็มจำนวน
Manual Reconciliation
ผู้ใช้เลือกจับคู่เองผ่านเมนู Internal Reconciliations
ขั้นตอนการทำ Manual Reconciliation ( Internal Reconciliations )
1. Menu Path : Business Partners > Internal Reconciliations > Reconciliation
2. ระบุรายละเอียด Selection Criteria
- Reconciliation Type : Manual
- reconciliation Date : ระบุวันที่ ที่ต้องการทำรายการ Reconciliation (ตามตัวอย่างคือ 04.06.25)
- Business Partner : ระบุ BP Code (ตามตัวอย่างคือ AP005)
- Trans. Selection Criteria (ถ้ามี) : เมื่อต้องการกำหนดช่วงวันที่ของเอกสารที่ต้องการเรียกแสดงรายการเพิ่มเติม
3. เมื่อระบุรายละเอียด Selection Criteria เรียบร้อยแล้ว Click : "Reconcile" เพื่อแสดงหน้ารายการ Internal Reconciliation
4. Tick เลือกรายการที่ต้องการนำมา Reconcile รายการ โดย Total Amount to Reconcile จะแสดงค่า = 0
5. เมื่อตรวจสอบรายการเรียบร้อยแล้ว Click "Reconcile" เพื่อทำรายการ Reconcile รายการ
6. Click "Yes" เพื่อยืนยันการทำ Reconcile เมื่อรายการ Reconcile เรียบร้อยแล้ว รายการจะหายไปจากหน้า Internal Reconciliation และไม่แสดงในรายงานในสถานะ Open Item
วิธีการตรวจสอบรายการ Internal Reconciliations
1. Menu Path : Business Partners > Internal Reconciliations > Manager Previous Reconciliations
2. ระบุรายละเอียด Selection Criteria
- Previous Reconciliation for : เลือก BP
- G/L Acct/BP Code From : ระบุ BP Code ที่ต้องการตราวจสอบรายการ (ตามตัวอย่างคือ AP005)
3. Click "OK" เพื่อเรียกแสดงรายการ
4. เมื่อ Click "Reconciliation History" จะแสดง "Reconciliation Details" ของรายการที่เลือก
5. สำหรับรายการ Recon. Type "Manual" กรณีทำรายการไว้ไม่ถูกต้อง ผู้ใช้งานสามารถยกเลิกรายการ Reconcile ได้ โดยการ Click "Cancel Reconciliation" ด้านล่าง (สำหรับ Recon. Type อื่น จะไม่สามารถ Cancel ได้ เนื่องจากเป็น Automatic reconciliation
6. ระบบจะสร้างเอกสารเพื่อ Cancellation รายการ Reconcile และเอกสาร จะกลับไปเป็น Open Item ใหม่อีกครั้ง
