สรุป ตั้งค่ากล่อง Reminders บนหน้า Home ให้แสดงจำนวนเอกสารที่รอเราดำเนินการ เช่น PO / Bill / รายการเบิกเงินที่รออนุมัติ คลิกแล้วเปิดรายการเอกสารได้ทันที |
ใช้เมื่อไหร่
- ต้องการเห็นจำนวนเอกสารที่รออนุมัติทันทีที่เข้าระบบ
- ต้องการทางลัดไปยังรายการเอกสารที่ต้องดำเนินการ
Reminders มี 2 แบบ
- Reminder มาตรฐานของ NetSuite เช่น Bills to Approve, Bills to Pay, Invoices Overdue
- Reminder ที่บริษัทสร้างเอง (มาจาก Saved Search) มักตั้งชื่อขึ้นต้นด้วยรหัสบริษัท เช่น XXX-Approve Purchase order โดยทั่วไปจะนับเฉพาะเอกสารที่ ผู้อนุมัติลำดับถัดไป = ผู้ใช้ที่ล็อกอินอยู่ แต่ละคนจึงเห็นตัวเลขเฉพาะงานของตัวเอง
ขั้นตอนที่ 1 · เปิดหน้าตั้งค่า Reminders
- คลิกไอคอน บ้าน (Home) ที่แถบเมนูด้านบน
- ที่กล่อง Reminders เลื่อนเมาส์ไปที่หัวกล่อง จะมีไอคอน ⋮ โผล่ที่มุมขวา
- คลิก ⋮ แล้วเลือก Set Up
รูปที่ 1 – คลิก ⋮ ที่กล่อง Reminders แล้วเลือก Set Up
หมายเหตุ: หากหน้า Home ไม่มีกล่อง Reminders ให้คลิก Personalize (มุมขวาบน) → เลือก Reminders เพื่อเพิ่มกล่องลงหน้า Home ก่อน
ขั้นตอนที่ 2 · เลือกรายการที่ต้องการให้แจ้งเตือน
หน้าต่าง Select reminders ฝั่งซ้าย (Click or Drag to Add) คือรายการที่เลือกได้ ฝั่งขวา (Current Selections) คือรายการที่จะแสดงบนหน้า Home
- พิมพ์คำค้นในช่อง Search เพื่อกรองรายการ (เช่น รหัสบริษัท หรือคำว่า approve)
- คลิก ชื่อรายการทางซ้าย รายการจะย้ายไปฝั่งขวา
- ทำซ้ำจนครบทุกรายการที่ต้องการ
รูปที่ 2 – หน้าต่าง Select reminders
| ชื่อ Reminder (ตัวอย่าง) | ใช้แจ้งเตือน |
| XXX-Approve Purchase order | ใบสั่งซื้อ (PO) ที่รอเราอนุมัติ |
| XXX-Bill to approve / Bills to Approve | Bill (ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย) ที่รอเราอนุมัติ |
| XXX-Reimburse to approve | รายการเบิกเงินที่รอเราอนุมัติ |
| Bills to Pay | Bill ที่ถึงกำหนดชำระ |
| Invoices Overdue | ใบแจ้งหนี้ลูกค้าที่เกินกำหนดชำระ |
* XXX = รหัสบริษัทของท่าน ชื่อรายการจริงขึ้นอยู่กับที่ตั้งไว้ในระบบของแต่ละบริษัท
ขั้นตอนที่ 3 · ตั้งค่าการแสดงผล แล้วกด Save
- ติ๊ก Show reminders with zero results หากต้องการให้แสดงรายการแม้มีจำนวนเป็น 0
- ต้องการให้แสดง ตัวเลขใหญ่ด้านบน ให้ลากรายการฝั่งขวาไปไว้ใต้ Headline / รายการใต้ Other แสดงเป็นบรรทัดปกติ
- ลากขึ้น–ลงในฝั่งขวาเพื่อจัดลำดับได้
- กด Save
รูปที่ 3 – เลือกรายการแล้ว ติ๊ก Show reminders with zero results และกด Save
ขั้นตอนที่ 4 · ตรวจสอบผลลัพธ์
กล่อง Reminders บนหน้า Home จะแสดงจำนวนเอกสารของแต่ละรายการ
รูปที่ 4 – กล่อง Reminders หลังตั้งค่าเสร็จ
คลิกที่ ชื่อรายการ ระบบจะเปิดรายการเอกสารที่รอเราดำเนินการ คลิกเลขที่เอกสารเพื่อเข้าไปดำเนินการได้ทันที
รูปที่ 5 – หน้ารายการเอกสาร เมื่อคลิกชื่อ Reminder
ข้อควรรู้ / ปัญหาที่พบบ่อย
- ตั้งค่าเป็นรายบุคคลและแยกตาม Role – มีหลาย Role ต้องตั้งค่าในแต่ละ Role
- ตัวเลขไม่อัปเดต – คลิกไอคอน ⟳ (Refresh) ที่หัวกล่อง Reminders หรือรีเฟรชหน้า Home
- หารายการไม่เจอในหน้าต่าง Select reminders – Saved Search อาจยังไม่ได้เปิดใช้เป็น Reminder หรือยังไม่ได้แชร์ให้ Role ของท่าน กรุณาแจ้ง Admin หรือทีม SLD Support
- Reminder มาตรฐาน ใช้สถานะอนุมัติมาตรฐานของ NetSuite หากบริษัทมีสายอนุมัติที่ปรับแต่งเอง แนะนำให้ใช้ Reminder ที่บริษัทสร้างไว้แทน
สำหรับ Admin · ทำ Saved Search ให้เลือกเป็น Reminder ได้
- เปิด Saved Search ที่ต้องการ → กด Edit
- ติ๊ก Available as Reminder
- ที่แท็บ Audience เลือก Role / ผู้ใช้ที่ต้องการให้เห็น
- กด Save
ดูเพิ่มเติม: ตั้งค่าและแชร์แดชบอร์ด (Dashboard)