สรุป  สร้าง User ใหม่ กำหนด Password จัดสรร License กำหนดสิทธิ์ (Authorizations) และคัดลอก Form Settings จาก User ต้นแบบ

ใช้เมื่อไหร่

  • มีพนักงานใหม่ที่ต้องใช้งาน SAP Business One
  • ต้องการให้ User ใหม่มีสิทธิ์และหน้าจอเหมือน User เดิม

ส่วนที่ 1 · สร้าง User

เมนู  Administration › Setup › General › Users

①  เปิดหน้าจอ Users - Setup ตามเมนูด้านบน หากหน้าต่างเป็นพื้นที่สีเหลืองหรือแสดงข้อมูล User ที่มีอยู่แล้ว ให้กด Add ที่ Menu Bar หน้าต่างจะเปลี่ยนเป็นพื้นที่สีขาวสำหรับสร้าง User ใหม่

②  กรอก User Code, User Name และข้อมูลตามโครงสร้างที่ผู้ดูแลระบบกำหนด เช่น แผนก อีเมล เบอร์โทร เป็นต้น           (รายละเอียดคำอธิบายฟิลด์อยู่ถัดจากข้อ 5)

③  การกำหนด Password: กดปุ่มสีเหลือง (จุด 3 จุด) เพื่อ

④  กรอก Password และ Confirm Password แล้วกด OK

⑤  ตรวจสอบความถูกต้องแล้วกด Add เพื่อบันทึก

คำอธิบายฟิลด์
รายละเอียดข้อมูลหน้าจอ Users - Header field

ชื่อฟิลด์

รายละเอียด

Superuser

กำหนดให้เป็นผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์สูงสุด สามารถเข้าถึงหน้าต่างทั้งหมดและสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าใช้งานของผู้ใช้งานอื่น 

Mobile User

กำหนดให้ผู้ใช้งานที่กำลังสร้างได้รับสิทธิ์สำหรับการใช้งานฟังก์ชัน Mobile

User Code

บัญชีผู้ใช้งาน

User Name

ชื่อผู้ใช้งาน

Defaults

กำหนดค่าเริ่มต้นที่ผู้ใช้จะใช้เมื่อเข้าสู่ระบบ


รายละเอียดข้อมูลหน้าจอ Users - General Tab 

ชื่อฟิลด์

รายละเอียด

Bind with Microsoft Windows Account

กำหนดให้ผู้ใช้งาน (User) ของ Microsoft Windows ผูกกับผู้ใช้งาน (User) SAP Business One ทำให้สามารถเข้าสู่ระบบของ SAP Business One โดยไม่ต้อง Login อีกครั้ง

Employee

รหัสพนักงานที่ผูกบัญชีกับผู้ใช้งาน

E-Mail

อีเมลของผู้ใช้งาน

Mobile Phone

เบอร์โทรศัพท์มือถือของผู้ใช้งาน

Mobile Device ID

รหัสประจำเครื่องของอุปกรณ์มือถือ

Fax

หมายเลขโทรสาร

Branch

สาขาของผู้ใช้งาน

Department

แผนกของผู้ใช้งาน

Groups

กำหนดกลุ่มผู้ใช้งาน (กรณีต้องการแบ่งประเภทผู้ใช้งานให้ชัดเจน)

Password

กำหนดรหัสผ่านสำหรับผู้ใช้งาน

Password Never Expires

กำหนดให้รหัสผ่านไม่มีวันหมดอายุ

Change Password at Next Logon

กำหนดให้ผู้ใช้งานเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่เมื่อมีการเข้าใช้งานในครั้งถัดไป

Locked

การล็อกบัญชีผู้ใช้งาน (ในกรณีที่ทำการกรอกรหัสผ่านผิดตามจำนวนครั้งที่กำหนดในหน้าต่าง Password Administration)

Enable Setting Integration Packages

เปิดใช้งานการตั้งค่าสำหรับแพ็กเกจการรวมระบบ (Integration Packages) ซึ่งอาจใช้สำหรับเชื่อมต่อระบบกับซอฟต์แวร์ภายนอกหรือบริการคลาวด์

Personal Data Protection

การป้องกันข้อมูลส่วนบุคคล

  • Natural Person 

  • บุคคลธรรมดา

Status

สถานะของการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคล

Take Control of eDoc Processing in Electronic Document Monitor

กำหนดเพื่อมอบหมายให้ผู้ใช้งาน รับผิดชอบการควบคุมกระบวนการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (eDoc) ในระบบติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

รายละเอียดข้อมูลหน้าจอ Users - Services Tab

ชื่อฟิลด์

รายละเอียด

Perform Data Check

ให้ระบบทำการตรวจสอบข้อมูลในตาราง เพื่อค้นหาความไม่สอดคล้องกัน หรือข้อผิดพลาดเล็กน้อยในฐานข้อมูลทุกครั้งที่เข้าใช้งาน

Open Exchange Rates Table

กำหนดให้ระบบเปิดหน้าต่าง ตารางอัตราแลกเปลี่ยนในครั้งแรกของการเข้าใช้งานโปรแกรมในแต่ละวัน

Display Recurring Postings on Execution

เปิดการแจ้งเตือนฟังก์ชัน รายการบันทึกบัญชีที่เกิดซ้ำ (Recurring Postings) ทุกครั้งที่เข้าใช้งาน

Display Recurring Transactions on Execution

เปิดการแจ้งเตือนฟังก์ชัน รายการธุรกรรมที่เกิดซ้ำ (Recurring Transactions) ทุกครั้งที่เข้าใช้งาน

Send Alert for Activities Scheduled for Today

การแจ้งเตือนอัตโนมัติของระบบ เพื่อให้ผู้ใช้งานไม่พลาดกิจกรรม (Activities) ที่ถูกกำหนดให้ดำเนินการภายในวันนั้น ๆ

Display Inbox When New Message Arrives

เปิดการแจ้งเตือนเมื่อได้รับข้อความใหม่ในกล่องข้อความ

Open Window for Credit Voucher Ref. Update

เพื่อกำหนดว่าระบบควรจะแสดงหน้าต่างให้ป้อนหรือแก้ไขข้อมูล การอ้างอิงใบสำคัญเครดิต (Credit Voucher Reference) หรือไม่ เมื่อมีการสร้างเอกสารการขายหรือเอกสารการโอนสินค้าที่มีความสัมพันธ์กับเอกสารเดิม

Open Postdated Checks Window

แสดงหน้าต่างรายการเช็คลงวันที่ล่วงหน้า เมื่อเข้าใช้งานโปรแกรม

Display Worklist When New Task Arrives

แสดงหน้าต่าง Workflow Worklist เมื่อเข้าใช้งานโปรแกรม

Update Messages (Min.)

กำหนดระยะเวลาสำหรับการอัปเดตข้อความ

Screen Locking Time (Min.)

กำหนดระยะเวลาล็อกหน้าจอ (กรณีที่ผู้ใช้งานไม่ได้กระทำการใดๆ 
กับโปรแกรม ระบบจะออกจากระบบให้อัตโนมัติ)

Open Postdated Credit Vouchers Window

กำหนดให้แสดงหน้าต่าง Journal Voucher เมื่อเข้าใช้งานโปรแกรม

Show License Information at Startup

กำหนดให้ระบบแสดงข้อมูลใบอนุญาต (License Information) ของ
ผู้ใช้งานเมื่อเริ่มต้นเข้าใช้งานโปรแกรม

Use Numeric &Keypad Enter Key as Tab Key

กำหนดให้ปุ่ม Enter บนแป้นตัวเลข (Numeric Keypad) ทำหน้าที่เสมือนปุ่ม Tab 

รายละเอียดข้อมูลหน้าจอ Users - Display Tab

ชื่อฟิลด์

รายละเอียด

Skin Style

การกำหนดรูปแบบหน้าจอชุดรูปแบบสีและสไตล์การแสดงผลโดยรวมของระบบ 

Color

การกำหนดรูปแบบสีของหน้าจอหรือสีพื้นหลังของบางส่วนของ

อินเทอร์เฟซ (นอกเหนือจาก Skin Style หลัก)

Language

การกำหนดภาษา

Font

การกำหนดแบบตัวอักษร

Font Size

การกำหนดขนาดตัวอักษร

Preview

พื้นที่แสดงตัวอย่าง (Display Area) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเห็นภาพรวมของรูปลักษณ์ (เช่น ภาษา รูปแบบตัวอักษร และขนาดตัวอักษร) ที่ได้

ตั้งค่าไว้ก่อนที่จะบันทึกการเปลี่ยนแปลง

Background

การกำหนดภาพพื้นหลัง

Preview

ช่องสำหรับแสดงตัวอย่างภาพพื้นหลัง

Image Display

กำหนดการแสดงผลภาพ

  • Centralized: แสดงภาพไว้กลางหน้าจอ

  • Full Screen: ขยายภาพให้เต็มจอ

  • Tile: แสดงภาพเรียงกัน

Ext. Image Processing

รูปแบบการแสดงภาพ 

  • Partial: แสดงบางส่วน

  • Without: ไม่แสดง

  • Full: แสดงทั้งหมด

ส่วนที่ 2 · กำหนด License

เมนู  Administration › License › License Administration

①  เปิดหน้าจอ License Administration ตามเมนูด้านบน

②  ที่แท็บ Allocation คลิก User ที่ต้องการกำหนด License

③  ด้านขวามือ ติ๊กประเภท License ที่ต้องการในช่อง Used

④  กด OK เพื่อยืนยัน

ส่วนที่ 3 · กำหนดสิทธิ์ (Authorizations)

เมนู  Administration › System Initialization › Authorizations › General Authorizations

①  เปิดหน้าจอ General Authorizations ตามเมนูด้านบน

②  คลิก User Code ที่ต้องการตรวจสอบสิทธิ์

③  กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและใช้งานแต่ละ Module ให้สอดคล้องกับนโยบายและการควบคุมภายในขององค์กร แล้วกด Update เพื่อบันทึก

รายละเอียดข้อมูลหน้าจอ Authorization

ชื่อฟิลด์

รายละเอียด

Hide Locked Users

กำหนดให้ระบบซ่อนรายชื่อผู้ใช้งานที่ระงับการใช้งาน (Locked) 

Users Tab

แถบแสดงผู้ใช้งานทั้งหมดในระบบ

Groups Tab

แถบแสดงกลุ่มผู้ใช้งาน

Subject

แสดงสิทธิ์ที่สามารถกำหนดได้ในโปรแกรม

Authorization

สิทธิ์ที่ผู้ใช้งานสามารถกำหนดได้มี ดังนี้ 

  • Full Authorization: สิทธิ์เต็มสามารถทำได้ทุกอย่าง

  • Read-Only: กำหนดให้ดูได้อย่างเดียว

  • No Authorization: ไม่มีสิทธิ์ใช้งาน

ส่วนที่ 4 · คัดลอก Form Settings ให้ User ใหม่

เมนู  Administration › Setup › General › Users

①  เปิดหน้าจอ Users - Setup ตามเมนูด้านบน

②  ค้นหา User ที่ต้องการใช้เป็นต้นแบบ Form Settings

③  กด Copy Form Settings

④  ติ๊ก Check box ของ User Code ที่ต้องการรับ Form Settings ตามต้นแบบ

⑤  กด Copy เพื่อดำเนินการ