การกำหนดเลขที่เอกสาร (Document Numbering) คือ การกำหนดโครงสร้างเลขที่เอกสารสำหรับเอกสารทุกประเภทที่ใช้ในโปรแกรม SAP Business One
ขั้นตอนการกำหนดเลขที่เอกสาร (Document Numbering)
1. Menu Path : Administration > System Initialization > Document Numbering
2. Double Click ที่ช่องว่างหน้าชื่อเอกสารที่ต้องการเพิ่ม/แก้ไข เลขที่เอกสาร
3. ระบบจะแสดงหน้าจอ Series – Setup หากต้องการเพิ่ม Series ทำการ Click ขวา แล้วกด "Add Row"
4. กำหนดเลขที่เอกสาร
- Name : ระบุชื่อชุดของเลขที่เอกสาร
- First No. : ระบุเลขที่เอกสารใบแรกของชุดเอกสาร
- Next No. : เลขที่เอกสารใบถัดไปของชุดเอกสารปัจจุบันในระบบ
- Last No. : ระบุเลขที่เอกสารใบสุดท้ายของชุดเอกสาร
- Prefix : คำนำหน้าของเลขที่เอกสาร
- Suffix : คำลงท้ายของเลขที่เอกสาร
- Remarks : หมายเหตุ ที่ต้องการระบุไว้ในแต่ละชุดเอกสาร
- Group : กลุ่มของผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ใช้งานเลขที่เอกสารชุดนั้นๆ
- Period Ind : เลือกรอบระยะเวลาบัญชีที่มีสิทธิ์ใช้งานเลขที่เอกสารชุดนั้นๆ ซึ่งจะสอดคล้องกับช่วงวันที่ ของ Posting Date ที่กำหนดไว้ที่ Posting Period
- Cancellation : เลือก หากต้องการใช้สำหรับเอกสารที่ยกเลิก
- Lock : เลือก กรณีที่ไม่ต้องการให้ใช้ชุดเอกสาร
- Digital Series : เปิดใช้งานชุดเลขที่เอกสารสำหรับเอกสารประเภท Electronic Documents
5. จากนั้นกดปุ่ม “Update” ที่หน้าต่าง Series – Setup เพื่อยืนยันการแก้ไข
6. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Document Numbering จากนั้นให้กดปุ่ม “Update” เพื่อทำการบันทึกรายการ
