สรุป  กำหนดโครงสร้างเลขที่เอกสาร (Series) สำหรับเอกสารทุกประเภทที่ใช้ใน SAP Business One เช่น เลขเริ่มต้น คำนำหน้า และรอบระยะเวลาที่ใช้ได้

ใช้เมื่อไหร่

  • เริ่มใช้งานระบบหรือขึ้นปีบัญชีใหม่ที่ต้องมีชุดเลขที่เอกสารใหม่
  • เลขที่ของ Series เดิมเต็ม หรือต้องการเพิ่ม/แก้ไข Series

ขั้นตอน

เมนู  Administration › System Initialization › Document Numbering

①  เปิดหน้าจอ Document Numbering ตามเมนูด้านบน

②  ดับเบิลคลิกที่ช่องว่างหน้าชื่อเอกสารที่ต้องการเพิ่มหรือแก้ไขเลขที่เอกสาร

③  ที่หน้าจอ Series – Setup หากต้องการเพิ่ม Series ให้คลิกขวาแล้วเลือก Add Row

④  กำหนดเลขที่เอกสาร

ฟิลด์ความหมาย
Nameชื่อชุดของเลขที่เอกสาร
First No.เลขที่เอกสารใบแรกของชุดเอกสาร
Next No.เลขที่เอกสารใบถัดไปของชุดเอกสารปัจจุบันในระบบ
Last No.เลขที่เอกสารใบสุดท้ายของชุดเอกสาร
Prefixคำนำหน้าของเลขที่เอกสาร
Suffixคำลงท้ายของเลขที่เอกสาร
Remarksหมายเหตุที่ต้องการระบุไว้ในแต่ละชุดเอกสาร
Groupกลุ่มผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ใช้เลขที่เอกสารชุดนั้น
Period Indรอบระยะเวลาบัญชีที่ใช้เลขที่เอกสารชุดนั้นได้ สอดคล้องกับช่วงวันที่ของ Posting Date ที่กำหนดไว้ใน Posting Period
Cancellationเลือกหากต้องการใช้สำหรับเอกสารที่ยกเลิก
Lockเลือกเมื่อไม่ต้องการให้ใช้ชุดเอกสารนี้
Digital Seriesเปิดใช้ชุดเลขที่เอกสารสำหรับเอกสารประเภท Electronic Documents

⑤  กด Update ที่หน้าต่าง Series – Setup เพื่อยืนยันการแก้ไข

⑥  กลับมาที่หน้าต่าง Document Numbering แล้วกด Update เพื่อบันทึก

ข้อควรระวัง  แนะนำให้ทำในช่วงที่ไม่มีผู้ใช้งาน SAP Business One เพราะหากมีผู้ใช้งาน Module ใดอยู่ จะกด Update เพื่อบันทึกการสร้างหรือเปลี่ยนแปลงเลขที่เอกสารไม่ได้

อ่านต่อ  แก้ Error: Invalid series next number [Message 3535-3]  ·  แก้ Error: To generate this document, first define the numbering series  ·  ตั้งค่ารอบระยะเวลาบัญชี (Posting Periods และ Period Indicators)