สรุป  ตั้งค่า Document Settings ให้ระบบบล็อกการบันทึกเอกสารที่ใช้เลขที่ใบกำกับภาษีของผู้ขาย (Vendor Reference No.) ซ้ำ แทนการแจ้งเตือนเฉย ๆ

ใช้เมื่อไหร่

  • ระบบยอมให้ A/P Invoice บันทึกเลขที่ใบกำกับภาษีซ้ำกันได้
  • ต้องการป้องกันการบันทึกใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ

กรณีปัญหา

ระบบยอมให้เอกสาร A/P Invoice บันทึกเลขที่ใบกำกับภาษีซ้ำกันได้

สาเหตุ

ใน Document Settings ตั้งค่า When Duplicated Vendor Reference No. Occurs ของเอกสาร A/P Invoice ไว้เป็น Warning Only ระบบจึงแค่แจ้งเตือน แต่ผู้ใช้งานยังบันทึกเอกสารที่เลขที่ใบกำกับภาษีซ้ำได้

วิธีแก้ไข

เปลี่ยน When Duplicated Vendor Reference No. Occurs จาก Warning Only เป็น Block Release / Receipt เพื่อไม่ให้บันทึกรายการด้วยเลขที่ใบกำกับภาษีเดียวกันได้

เมนู  Administration › System Initialization › Document Settings

①  เปิดหน้าจอ Document Settings ตามเมนูด้านบน

②  เลือกแท็บ Per Document

③  เลือกประเภทเอกสาร เช่น A/P Invoice, Purchase Order, Goods Receipt PO

④  ตั้งค่าฟิลด์ When Duplicated Vendor Reference No. Occurs เป็น Block Release / Receipt

⑤  ตั้งค่าฟิลด์ Check for Duplicate Under เป็น Individual Vendor Only

⑥  ติ๊ก Check for Duplicate in Current Fiscal Year Only หากต้องการให้ตรวจเลขซ้ำเฉพาะเอกสารในปีปัจจุบัน

⑦  กด Update เพื่อบันทึกการตั้งค่า