สรุป  ผู้ใช้ที่มี License Professional เปิดหน้า Approval Templates ได้ แต่ทุกช่องเป็นสีเทาและแก้ไขไม่ได้ เพราะยังไม่ได้รับสิทธิ์ Full Authorization ให้ Superuser กำหนดสิทธิ์ใน General Authorizations

ใช้เมื่อไหร่

  • เปิดหน้า Approval Templates แล้วช่อง Name, Description และ Active เป็นสีเทา แก้ไขไม่ได้ทุก Template
  • ต้องการให้ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Superuser ดูแลหรือแก้ไขขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร

อาการ

ผู้ใช้เปิดเมนู Administration > Approval Process > Approval Templates ได้ตามปกติ แต่ทุกช่องในหน้า Approval Templates - Setup เป็นสีเทา เพิ่ม/ลบผู้ใช้ในแท็บ Originator, Documents, Stages หรือ Terms ไม่ได้ และเป็นแบบนี้กับทุก Template

สาเหตุ

License เป็นตัวกำหนดว่าผู้ใช้ เปิดหน้าจอได้หรือไม่ ส่วนการ แก้ไขได้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ใน General Authorizations ของผู้ใช้คนนั้น ซึ่งมี 3 ระดับ

ระดับสิทธิ์ผลที่เห็นบนหน้าจอ
Full Authorizationเปิดดู เพิ่ม และแก้ไขได้
Read Onlyเปิดดูได้อย่างเดียว ทุกช่องเป็นสีเทา (อาการในบทความนี้)
No Authorizationเปิดหน้าจอไม่ได้ ระบบแจ้งว่าไม่มีสิทธิ์

ดังนั้นแม้ผู้ใช้จะมี License Professional แต่ถ้าสิทธิ์ Approval Templates ถูกตั้งเป็น Read Only ก็จะแก้ไขไม่ได้

วิธีแก้ไข

ต้องทำโดยผู้ใช้ที่เป็น Superuser (เช่น manager)

①  Log in เข้าระบบด้วยผู้ใช้ที่เป็น Superuser

②  ไปที่เมนู Administration > System Initialization > Authorizations > General Authorizations ระบบจะเปิดหน้าต่าง Authorizations

③  ที่แท็บ Users ด้านซ้าย เลือกผู้ใช้ที่ต้องการให้สิทธิ์

④  ด้านขวา ขยายหัวข้อ Administration > Approval Process

⑤  คลิกบรรทัด Approval Templates แล้วกดปุ่ม Full Authorization ที่ด้านล่างของหน้าต่าง (หรือเลือกในช่อง Authorization ของบรรทัดนั้น) หากต้องแก้ไขขั้นการอนุมัติด้วย ให้ทำแบบเดียวกันกับบรรทัด Approval Stages ตรวจดูว่าคอลัมน์ Effective Authorization เปลี่ยนเป็น Full Authorization แล้ว

⑥  กดปุ่ม Update (ปุ่ม OK จะเปลี่ยนเป็น Update เมื่อมีการแก้ไข) แล้วกด OK

⑦  ให้ผู้ใช้คนนั้นปิดโปรแกรมแล้ว Log in ใหม่ จากนั้นเปิด Approval Templates อีกครั้ง ช่องต่าง ๆ จะแก้ไขได้ตามปกติ

ข้อควรรู้

  • ผู้ใช้ที่เป็น Superuser มีสิทธิ์ทุกเมนูอยู่แล้ว ไม่ต้องตั้งค่านี้
  • การแก้ไข Approval Template มีผลกับเอกสารที่สร้างใหม่หลังแก้ไข เอกสารที่อยู่ระหว่างรออนุมัติจะยังใช้ขั้นตอนเดิม
  • License ประเภท Limited บางประเภทอาจเปิดหน้าจอนี้ไม่ได้ แม้ตั้งสิทธิ์เป็น Full Authorization แล้ว
  • สิทธิ์ที่ใช้จริงคือคอลัมน์ Effective Authorization หากผู้ใช้อยู่ในกลุ่ม (แท็บ Groups) ค่าในคอลัมน์นี้อาจไม่ตรงกับคอลัมน์ Authorization ให้ตรวจสิทธิ์ของกลุ่มด้วย
  • หากตั้งสิทธิ์แล้วยังแก้ไขไม่ได้ กรุณาแจ้งทีม SLD พร้อมภาพหน้าจอ General Authorizations ของผู้ใช้คนนั้น